Kuuluisa Lean-filosofia perustuu hyvin pitkälle Toyotan kehittämään Toyota Production System-johtamisfilosofiaan (TPS). Tiukan määritelmän mukaan TPS-filosofiassa korostuu prosessin ja tuotteen laadun jatkuva parantaminen (Kaizen) hukkaa eliminoimalla (Muda) ja tahtiaikaa lyhentämällä (Takt time) tuottaen vakioidulla (Standard) prosessilla oikeita tuotteita oikea-aikaisesti (JIT). Tällöin toimitusketjun päässä oleva tyytyväinen asiakas saa laadukkaan tuotteen haluamaansa hintaan. Samalla yrityksen kilpailukyky ja tulos paranevat.
Lean-filosofian soveltaminen on saanut alkunsa tuotantoympäristöstä. Mutta se ei estä soveltamasta Lean-filosofiaa koko yrityksen ja sen toimintojen johtamiseen. Yksinkertaisesti ajateltuna Leania voi soveltaa kaikkialla, missä on prosessi ja prosessin loppupäässä sisäinen tai ulkoinen asiakas. Tämä prosessi voi olla esimerkiksi rekrytointiprosessi, palkanlaskentaprosessi, tilinpäätösprosessi, tuotekehitysprosessi, ostoprosessi, varaston keräilyprosessi jne. Tällöin ko. prosessi visualisoidaan esimerkiksi Value Stream Map (VSM) eli arvovirtakuvauksen avulla. Se auttaa ymmärtämään prosessin toimintaa, vaiheita, kestoa ja ns. hukkaa. Hukka on se vaihe prosessia, joka ei tuota lisäarvoa prosessin loppuasiakkaalle.
VSM:n avulla ymmärretään, kuinka materiaalit, informaatio ja resurssit virtaavat ko. prosessissa. Tällöin voidaan määrittää ko. prosessin nykytila - ”näin se menee”. Vasta tämän jälkeen voidaan määritellä tavoitetila – ”näin haluamme sen menevän”, missä hukka (kustannukset, resurssit, aika jne) on pienempi ja prosessin virtaus on sujuvampi. On hyvä sisäistää, että Leanin tavoite on tyytyväinen asiakas prosessin loppupäässä. Hyvä tapa havainnollistaa tätä on ns. ”right from me”-periaate. Se tarkoittaa sitä, että prosessin loppupäässä olevalle yrityksen ulkoiselle tai sisäiselle asiakkaalle tuotetaan tuote- tai palvelu oikea-aikaisesti ja sovitulla laatutasolla. Toisin sanoen; kun luovutetaan jotain eteenpäin, niin tehdään se kerralla kunnolla ilman ylimääräistä työtä.
Hyvä esimerkki on edellä mainittu palkanlaskentaprosessi. Palkanlaskentaprosessin omistaa yleensä yrityksen HR-osasto. Tällöin HR-osaston näkökulmasta ”right from me” tarkoittaa, että prosessin asiakas eli työntekijät saavat tilinauhat tarkistukseen ajoissa, tilinauhan sisältö on oikea (vero%, työtunnit, ylityöt, vähennykset, päivärahat, lounasetu jne) ja se tärkein eli oikea summa rahaa maksetaan sovitulla aikataululla työntekijän tilille. Mahdollisia hukkatekijöitä prosessissa voi olla, että HR ei saa palkka-aineistoa ajoissa osastoilta, osastojen palkka-aineistossa on virheitä, ennakonpidätyksessä on käytetty väärää prosenttia, päivärahat eivät ole ehtineet maksuun jne. Suurin ja vaarallisin hukka tulee em. asioiden selvitykseen menevästä ajasta: työntekijät tekevät ensi omia laskelmia, sitten soittelevat ja meilailevat HR-osastolle, HR-osasto selvittää asioita, antaa palautteen työntekijälle, työntekijä tarkistaa sen ja HR-osasto yrittää saada palkkasumman korjatuksi seuraavan palkanmaksun yhteydessä. Tällaisessa prosessissa hukan vaikutus on suuri!
Lean-filosofian soveltaminen ei siis edellytä tuotantoprosessia. Yksinkertaistettuna Leania voi soveltaa kaikkialla, missä on prosessi ja prosessin päässä asiakas, jolle prosessin pitää tuottaa jotain ”right from me”-periaatteen mukaisesti.
Tutustu miten me voimme auttaa sisälogistiikan hiomisessa teräksiseen kuntoon ja auttaa yritystänne optimoimaan toimintonne ja maksimoimaan käytettävyyden.
