5S tehostaa ja poistaa hukkaa

Moni yritys tekee 5S-projektin, joka jää puolitiehen. Näin ei tarvitse olla.

Leanin parissa liki kaksi vuosikymmentä työskennellyt Toyota Material Handling Swedenin Senior Business Manager Pär Forsell kertoo, millä keinoilla yritykset voisivat päästä 5S-kehittämisessä tavoitteisiinsa.

Vaihe kerralla eteenpäin

Ensiksi pitää ymmärtää 5S:n ydin. 5S on joukko toimia, joilla luodaan ja ylläpidetään organisoitu, siisti, turvallinen ja hyvin toimiva työympäristö. 5S-nimitys tulee japanin sanoista, jotka kuvaavat menetelmän viittä vaihetta: seiri, seiton, seiso, seiketsu ja shitsuke. Ne kääntyvät suomeksi sortteeraa, systematisoi, siivoa, standardoi ja sitoudu.

Kun Forsell tarkastelee vaiheita tarkemmin, hän jakaa ne kahteen osaan. Ensimmäiseen eli toiminnan parantamiseen kuuluu kolme ensimmäistä vaihetta.

1.Sortteeraus on turhien esineiden tai työvaiheiden poistamista.

2. Ensimmäisen vaiheen jälkeen jäljelle jääneet tarpeelliset työvaiheet tai työkalut systematisoidaan toimivaksi kokonaisuudeksi.

3. Kolmannessa vaiheessa siivotaan lika, epäjärjestys sekä haittaa ja hukkaa aiheuttavat muut tekijät työpisteeltä.

Nämä vaiheet ovat yleensä helppo toteuttaa ja henkilöstö saadaan niihin hyvin mukaan. Varjopuolena on se, että kehitystyö jää helposti tähän.

5S:n toiseen osaan kuuluvat standardointi ja sitoutuminen vaativat menetelmään perehtymistä ja sisäistämistä sekä pitkäjänteisyyttä. Siksi se on vaativampi osa kuin ensimmäinen. Standardointi vaatii parhaiden toimintatapojen tunnistamista ja niiden ylläpitämistä. Sitoutumisessa jokainen työntekijä kunnioittaa ja noudattaa sovittuja toimintatapoja.

整理 - SEIRI = SORTTEERAUS = turhien esineiden tai työvaiheiden poisto

整頓 - SEITON = SYSTEMATISOINTI= tarpeellisten tavaroiden merkitseminen ja järjestäminen

清掃 - SEISO = SIIVOUS = Lian ja epäjärjestyksen sekä haittaa ja hukkaa aiheuttavien tekijöiden siivous

清潔 - SEIKETSU = STANDARDOINTI = Parhaiden toimintatapojen tunnistaminen ja niiden ylläpito

躾 - SHITSUKE = SITOUTUMINEN = Sovittujen toimintatapojen kunnioittaminen ja noudattaminen

Kaikki mukaan alkumetreiltä alkaen

Jotta koko henkilöstö saadaan mukaan 5S:n kaikkiin vaiheisiin, vaaditaan suunnitelmallista perehdytystä, yritysjohdon ja työnjohdon esimerkkiä ja tukea sekä resursseja kaikkien vaiheiden läpivientiin.

Suurimmat panokset käytetään yleensä 5S:n kolmeen ensimmäiseen vaiheeseen ja tyydytään niillä saatuihin tuloksiin. Nämä tulokset eivät kuitenkaan ole pysyviä, ellei vähintään yhtä paljon resursseja käytetä toiminnan standardointiin ja sitouttamiseen.

Jos standardointia ei tehdä, valuu kaikki aiempien vaiheiden työ helposti hukkaan. Ja kun työskentelyllä ei ole standardeja, ei ole myöskään mitään, mihin henkilöstö voisi sitoutua. Tässä on Forsellin mukaan yksi iso syy, miksi 5S-hankkeet epäonnistuvat.

Menestyksellinen 5S-menelmien päivittäinen hyödyntäminen vaatii sen, että kaikki työntekijäryhmät ovat olleet mukana kehitystyössä sen alkumetreiltä alkaen. Kun työntekijät saavat vaikuttaa 5S:n läpivientiin organisaatiossa, on standardoinnilla ja sitoutumisellakin hyvät edellytykset onnistua.

2S poistaa hukkaa

2S, eli sortteeraus ja systematisointi, on osa 5S:ää. Sillä voidaan Forsellin mukaan poistaa merkittävästi hukkaa eli lean-ajattelusta tuttua Mudaa. Tuotannossa tämän hukan poistaminen tarkoittaa vaikkapa nopeampia läpimenoaikoja, kun järjestetyssä työympäristössä aikaa ei kulu turhaan tavaroiden etsimiseen ja siirtelyyn. Yksi laskutoimitus kertoo paljon: kun yksi työntekijä säästää päivässä 10 minuuttia ja se monistetaan 300 hengelle ja koko vuodelle, saadaan 12 500 työtunnin säästö. Se vastaa kuuden työntekijän vuoden työpanosta.

Toiminnan jatkuvaan parantamiseen tähtäävä 2S Kaizen -kampanja on Forsellin yksi keino viedä 5S-ajattelua eteenpäin organisaatiossa.

Sen ensimmäinen askel on luoda ylimmän johdon 2S Kaizen-tiimi, joka johtaa kampanjaa. Tämä tiimi antaa kampanjalle selkeät tavoitteet, aikataulun, budjetin, toimintatavat ja muut raamit. Kampanjaan liittyy kilpailu, johon osallistuu kaikki työntekijät. Kampanjan etenemistä ja tuloksia seurataan kuukausittain. Määräajan täyttyessä tulokset auditoidaan ja parhaiten tavoitteet saavuttaneet henkilöt tai tiimit palkitaan.

Jatkuvalla parantamisella tuotantoa lisää

5S:n toimivuuden vaikuttavin esimerkki on Forsellille tuttu Toyotan trukkitehdas Mjölbyssä. 5S-menetelmän avulla tehdas liki kolminkertaisti trukkien tuotannon samoissa tiloissa ja kahdessatoista vuodessa. Vuonna 2004 tehdas valmisti 33 000 trukkia ja vuonna 2023 92 000 trukkia.

Kaikki tämä on saatu aikaan toiminnan jatkuvalla analysoinnilla ja kehittämisellä.