Uudet teknologiat ovat tarjonneet yrityksille yhä toimivampia, tietoon pohjautuvia ja oivaltavia lähestymistapoja varastonhallintaan. Varastonhallintajärjestelmä, eli WMS (Warehouse Management System), tarjoaa mahdollisuuden tehdä dataan pohjautuvia päätöksiä monien varastotiloja koskevien seikkojen osalta, aina suoritustehosta laitteistoon saakka. WMS-tekniikan käyttöön vahvasti panostavat yritykset, jotka käyttävät aikaa ohjelmiston toimintaan perehtymiseen ja sen hallintaan, saavat runsaasti tietoa varastonsa toiminnasta ja näin ollen myös kilpailuedun.
Kilpailuedun säilyttämiseen liittyen nykyinen WMS-järjestelmä ei kuitenkaan aina enää ole paras käytettävissä oleva ratkaisu. Osa järjestelmien pääkäyttäjistä ovat niin tottuneita järjestelmän käyttöön, että he eivät välttämättä huomaa, että se ei enää vastaa yrityksen tarpeisiin ja että saatavana olisi parempiakin ratkaisuja tukemaan liiketoimintaa. Mistä sitten tietää, että nykyinen järjestelmä on aika vaihtaa?
Varastonhallintajärjestelmä ei enää sovi materiaalin käsittelytarpeisiin
Lyhyellä aikajänteellä WMS-järjestelmän tulisi ottaa huomioon tiloissa oleva materiaali ja mahdollistaa päätöksenteko materiaalin poimintaan liittyen. Pidemmän ajan kuluessa materiaalin käsittelykäytännöt kuitenkin muuttuvat, jopa saman alan tai liiketoiminnan sisällä. Osa WMS-järjestelmistä ei huomioi muutoksia, vaan ne suosittelevat varastointi- ja poimintatapoja, jotka eivät enää ole olennaisia muutosten takia. Mieti, ottaako WMS-järjestelmä huomioon kaikki materiaalia koskevat muutokset varastossasi (riippumatta siitä, koskeeko muutos yritystä, alaa tai yrityksen kasvua). Jos näin ei ole, voi olla aika siirtyä eteenpäin.
Varastonhallintajärjestelmää ei voi integroida muiden yrityksessä käytettävien ohjelmistojen kanssa
Tekniikka muuttuu nopeasti ja välillä myös hajanaisesti. Rinnakkain käytettäviin ohjelmistoihin tehtävät päivitykset voivat äkkiä jättää muut ohjelmistot jälkeensä – ei siksi, että ohjelmisto ei toimisi tarkoitetulla tavalla, vaan koska ohjelmistoa ei voi enää integroida muihin järjestelmiin eikä se pysty jakamaan tietoa niiden kanssa. Nämä vanhemmat teknologiat, joista käytetään joskus nimitystä perinnejärjestelmät (legacy system), voivat estää tärkeimpien tietojen yhdistämisen. Jos esimerkiksi kuljetustenhallintajärjestelmään (järjestelmä, joka näyttää, missä tuotteet ovat eri kuljetustapoja yhdistävässä toimitusketjussa) tulee päivitys ja WMS-järjestelmä ei enää toimi tehokkaasti yhdessä sen kanssa, saatat menettää kokonaiskäsityksen liiketoiminnastasi. Vastaavasti jos WMS-järjestelmä ei enää toimi yhdessä projektinhallintajärjestelmän kanssa, et saa kunnollista käsitystä siitä, miten materiaalin ja toimitettavien tuotteiden käsittelyssä tarvitaan henkilökuntaa. Jos pullonkaulana on WMS-järjestelmä, voi olla aika etsiä uusi.
Varastonhallintajärjestelmä vaikuttaa haitallisesti asiakas- ja toimittajasuhteisiin
Teknologian pitäisi auttaa parantamaan liikesuhteita. Toimiva WMS-järjestelmä parantaa tarkkuutta, lyhentää asiakkaiden toimitusaikaa ja lopulta vahvistaa asiakassuhteita. Tarkkuuden tai asiakastyytyväisyyden lasku nähdään helposti työntekijöihin tai tuotteisiin liittyvänä ongelmana. Jos kyse on kuitenkin itse prosessista, tai siihen liittyvistä järjestelmistä, on aika arvioida nykyisen WMS-järjestelmän toiminnallisuus. Sama koskee suhteita tavarantoimittajiin. Jos WMS-järjestelmä auttaa työntekijöitä valmistautumaan vastaanottamaan saapuvia lähetyksiä nopeasti ja tehokkaasti, toimituskumppanit pääsevät nopeasti siirtymään seuraavaan tilaukseen tai työtehtävään. Jos WMS-järjestelmän virheet vaikuttavat tuotteiden vastaanoton sujuvuuteen, voi se aiheuttaa toimittajalle viivästyksiä ja vaikuttaa haitallisesti yritysten väliseen yhteistyöhön. Tässä tilanteessa voi olla aika vaihtaa WMS-ohjelmistoa.
Kaikki nämä mainitut asiat voivat kertoa siitä, että on aika etsiä vaihtoehtoja nykyiselle WMS-järjestelmälle. Tämä voi olla suuri prosessi, joka tarkoittaa uusia koulutuksia ja järjestelmäintegraatiota, mutta se voi olla kaiken tämän arvoista liiketoiminnan käytäntöjen kehittämiseksi. Tässä tilanteessa on kannattavaa tehdä yhteistyötä materiaalinhallinnan asiantuntijan kanssa, joka auttaa arvioimaan ohjelmistot ja tarjoaa ulkopuolista neuvontaa.
