Helsingin Suvilahdessa on melkoinen työn tohina, kun vuoden 2025 Flow-festivaalin alkuun on alle vuorokausi. Valtavat esiintymislavat, äänentoisto- ja valaisintornit, juoma- ja ruokapisteet sekä Platinum-alueen hienot puitteet ovat liki valmiina vastaanottamaan yli 90 000 musiikista ja kesäisestä tunnelmasta nauttivaa festivaalivierasta.
Flown pari sataa eri alojen ammattilaista sekä toista tuhatta alihankkijaa työskentelee 130 000 neliömetrin tapahtuma-alueella. Toyotan vuokratrukeilla siirretään täynnä tavaraa olevia lavoja, turva-aitoja, pakkausmateriaaleja, juomasäiliötä ja monenmoista muuta materiaalia.
13 merikonttia tavaraa
Edeltävät pari viikkoa ovat olleet Flown tuotantopäällikkö Juha Lekolle hektisiä, kun valtavaa tavaramäärää on kuljetettu Flown varastoalueelta Nurmijärveltä Suvilahteen.
– Varastossamme on muun muassa aluevisuaalisuuden tavaroita kuten kalusteita ja lavasteita. Tavoitteemme on, että mahdollisimman suurta osaa tavaroista voidaan käyttää vuosittain uudelleen. Tavarat varastoidaan rullakoissa, lavoilla sekä 13 merikontissa, tapahtuman Leko kertoo.
Konttien lisäksi Nurmijärvellä on varastohalli, jossa säilytetään lämmintä varastointia edellyttävät tavarat. Tavarat pakataan Nurmijärvellä kuljetukseen Toyotan vastapainotrukilla ja pinontatrukilla.
Tavaravirta festivaalialueelle alkaa pari viikkoa ennen H-hetkeä. Tonero-trukit purkavat materiaalit kuljetuksista.
Trukkeja käytetään lavatuotannossa ja aluetuotannossa. Lavatuotanto kattaa esiintymislavat, takahuonetilat (backstage) sekä äänentoiston, valaistuksen ja muun tekniikan. Aluetuotanto vastaa yleisö- ja ruokailualueista, joihin kuuluu muun muassa kumppaniosastot ja valtava määrä aitoja.
Luotettavuus ja huoltovarmuus ovat avainasemassa
Trukkien luotettavuus korostuu, koska festivaalin pystytysaika on lyhyt, työ on hektistä eikä trukkien vikaantumisesta johtuville tauoille ole aikaa. Vaikka koneita on paljon, niiden määrä on optimoitu niin, ettei yksikään voi olla pitkää aikaa pois käytöstä.
Toyota hallitsee tällaiset vuokratrukkitoimitukset, koska se pystyy toimittamaan omasta varastostaan samanlaisia takuuhuollettuja koneita suuren määrän.
– Moni pienempi toimittaja joutuisi haalimaan koneita eri paikoista, jolloin ne olisivat sekalaista seurakuntaa. Toyotaa voi hyvällä omalla tunnolla kehua, koska saamme heiltä tasalaatuista ja samankaltaista kalustoa, Leko sanoo.
Toyotan trukkien valintaan vaikutti jo toista vuotta peräkkäin niiden huoltovarmuus. Käytännössä tämä tarkoittaa, että huolto pitää saada nopeasti paikalle, jos tarpeita ilmenee.
– Kun koneita on paljon ja ne ovat koko ajan töissä, aina sattuu ja tapahtuu ja huoltoa voidaan tarvita. Viime vuonna meillä oli yksi huoltokutsu ja asia korjattiin saman päivän aikana, Leko kertoo.
Vuokrakoneiden valinnassa on vaikuttanut sekin, että Flow on saanut käyttöönsä hyvälaatuisia ja melko uusia trukkeja kohtuulliseen hintaan.
– Pelkällä hinnalla koneita ei voi ottaa, jos koneiden toiminta on epävarmaa. Olimme vuonna 2024 hyvin tyytyväisiä Toyotan koneisiin, joten meidän oli helppo päätyä Toyotaan myös 2025.
– Koneet on toimitettu meille sopimuksen mukaan, ja ne ovat toimineet odotetusti eli hyvin. Olemme saaneet koneista positiivista palautetta myös työntekijöiltämme, Leko sanoo.
Yhteistyö käynnistyi vaivattomasti
Flown ja Toyotan välinen yhteistyö sai alkunsa Toyotan verkkosivujen tarjouspyyntölomakkeen kautta. Flown edustaja kertoi yhteydenotossaan alustavan tarpeen, konemäärän ja ajankohdan.
– Olimme nopeasti yhteydessä Flowhun ja saimme heiltä nopeasti vastauksen tarkoista tarpeista kuten trukkien jatkohaarukoista, huollosta ja toimitusajankohdasta, Toyotan Petri Rajala kertoo.
Huollon valmiustasosta keskusteltiin alusta alkaen. Siinä huomioitiin Flown intensiivinen työtahti ja se, että huoltomekaanikko tulee nopeasti paikalle, jos tarvitaan.
Toyotalla ymmärrettiin, että Flown tarpeet ovat poikkeuksellisen kriittiset.
– Huoltomme ilmoitti heti, että kaksi mekaanikkoa voi olla koko ajan varalla Flown käyttöön, Rajala muistelee.
Flown edustajat kävivät keväällä 2024 Toyotalla tutustamassa koneisiin. He vakuuttuivat, että Toyotalla on kapasiteettia toimittaa heidän tarvitsemansa määrä laadukkaita ja samalla tavalla varusteltuja vuokratrukkeja. Toyota tarjosi koneille tavallista laajemman vakuutusturvan.
Tapaamisen jälkeen Flown edustajat totesivat, että yhteistyö Toyotan kanssa vastaa heidän tarpeitaan, eikä tarjouskilpailua tarvittu. Niinpä tehtiin sopimus 16 vastapainotrukkista ja yhdestä pinontatrukkista.
Yhteistyötä on helppo jatkaa
Vuoden 2025 trukkivalinta oli Lekolle helppo.
– Viime vuosi meni niin hyvin, ettei keskusteluja juuri tarvittu. Ei kannata tehdä showta asiasta, joka ei sitä vaadi, Leko sanoo.
Kokonaisuutena hän on kokenut yhteistyön Toyotan kanssa helppona ja joustavana. Palvelu on pelannut, aina on vastattu kysymyksiin ja koneet on toimitettu ajallaan ja sellaisina kuin on sovittu.
Yhteistyö Flown kanssa on Toyotalle merkittävä yksittäinen vuokratrukkien toimitus. Koska se ajoittuu kesäsesonkiin, vaatii onnistuminen sekä laajaa kalustoa että hyvin yhteen toimivaa organisaatiota, sillä kesäaikana dieselkäyttöisten vuokrakoneiden kysyntä on huipussaan.
– Flown tarpeisiin sopivan kaluston kokoaminen ja onnistunut toimitus asiakkaalle on ollut meille mieluinen kokemus. Olen tyytyväinen, että olemme onnistuneet jo kahtena vuotena peräkkäin ja asiakkaamme on ollut tyytyväinen, Rajala kertoo.
