Ostaminen on murrosvaiheessa. Tähän vaikuttavat yrityksissä mm. ostajasukupolven vaihtuminen, resurssien niukkuus, ostamisen keskittyminen yrityksen sisällä, selkeästi organisoidun ostamisen yleistyminen, suuntaus entistä isompiin tuote- ja palvelukokonaisuuksiin sekä sähköinen tiedonhaku ja kaupankäynti. Nämä muutokset edellyttävät yleensä uutta lähestymistapaa asiakkaan ja toimittajan väliseen kanssakäymiseen.
Edellä mainituista muutoksista johtuen asiakkailla ei välttämättä ole aikaa ja resursseja hankittavien tuotteiden ja palveluiden yksityiskohtien hallintaan. Yleensä se ei ole toiminnan näkökulmasta järkevääkään. Lisäksi jokaisen hankinnan kilpailuttaminen erikseen on työlästä. Sisälogistiikan ostamisen selkeä trendi on tällä hetkellä ns. kumppanuusmalli. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakas kilpailuttaa isomman tuote- ja palvelukokonaisuuden, jonka hankinnasta tehdään päätös pidemmäksi aikaa valikoiduilta toimittajilta tai jopa vain yhdeltä toimittajalta.
Hyvä kumppani on ensiarvoisen tärkeä
Kumppanuusmalli on jo ollut arkipäivää suorissa hankinnoissa, mutta se on suhteellisen uutta epäsuorissa hankinnoissa. Toimittajalta/alihankkijalta kumppanuusmalli vaatii paljon: resurssit, tietotaito, palvelukyky, tuotteiden ja palveluiden valikoima, hinnoittelumallit, asiakkaan toiminnan kehittäminen ja lisäarvon tuottaminen asiakkaalle on oltava kunnossa.
Päämieheltä vaaditaan ensisijassa kaksi asiaa, joita ilman kumppanuusmallia on turha edes harkita; luottamus ja läpinäkyvyys. Luottamus on näistä se vaikein, asiakas saattaa pelätä toimittajan hinnankorotuksia tai laskuttavan ylimääräistä aina kun mahdollista. Jälkimmäinen vaatimus; läpinäkyvyys puolestaan vaatii asiakkaalta avoimuutta. Asiakkaan tulisi kertoa toimittajille avoimesti toiminnastaan, tavoitteista ja tahtotilasta.
Kumppanuusmallissa toimittaja-arviointi ja ”sen oikean” toimittajan valinta on ensiarvoisen tärkeää. Tällöin toimittajan arvoilla taustatiedoilla, toimintafilosofialla, ammattitaidolla, vastuullisuudella, organisaation pitkäjänteisyydellä sekä todellisella palveluverkostolla ja –kyvyllä on väliä. On suositeltavaa tehdä perusteellinen auditointi/kysely edellä mainituista tekijöistä valittavan toimittajan kohdalla ja pyytää toimittajaa antamaan dokumentaatio todisteeksi. Monesti myös asiakasreferenssit ja mitattu asiakastyytyväisyys kertovat toiminnan laadusta.
Kun luottamus ja avoimuus on voitettu ja toimittajan kyky palvella tarkistettu, yleensä osapuolien kannattaa tehdä ns. puitesopimus. Siinä on määritelty yhteistyön tavoite, prosessit, sisältö ja hinnat. Tällöin yhteistyön pelisäännöt ovat selkeät molemmille osapuolille. Toimiva kumppanuusmalli ja selkeä puitesopimus tulevat esille yhteistyön vaivattomuutena, toiminnan kehittymisenä ja mahdollisuutena keskittyä yrityksen ydinliiketoimintaan.
